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揚(yáng)州市和金酒店用品有限公司

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酒店一次性用品采購時(shí)需要注意什么?

關(guān)鍵字: 酒店一次性用品   點(diǎn)擊次數(shù):   添加時(shí)間: 2015-07-29 01:23:34

  酒店一次性用品采購時(shí)需要注意什么?

  1、為搞好酒店的采購工作,賓館用品保證優(yōu)質(zhì)廉價(jià)的供應(yīng),確保經(jīng)濟(jì)指標(biāo)的完成,以及防止一些不良傾向的發(fā)生,特制定本制度。

  2、財(cái)務(wù)部是酒店采購工作的專業(yè)部門,酒店所需物品原則上均由其統(tǒng)一購買,其他部門有參與監(jiān)督、支持配合權(quán),未經(jīng)同意不得擅自采購。

  3、所有采購活動(dòng)必須遵守國家有關(guān)法令、法律和法規(guī)。

  4、相關(guān)人員在采購、收貨的過程中,必須遵守商業(yè)道德,努力提高業(yè)務(wù)水平,適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展要求;講究文明禮貌,遵紀(jì)守法;以酒店利益為主,相互監(jiān)督,相互配合,共同把關(guān)。

  提出請(qǐng)求采集購買單(運(yùn)用部門-采集購買-財(cái)務(wù)-總經(jīng)辦-采集購買)。收貨單、入庫單。普通五星酒店都是這么一個(gè)手續(xù)。就三張憑單,采集購買單、收貨單、入庫單,運(yùn)用部門領(lǐng)用時(shí)還有一張出庫單。

  一、賓館酒店采購項(xiàng)目的申請(qǐng)

  1.部門根據(jù)營業(yè)情況需要在部門、庫房沒有該項(xiàng)目或該項(xiàng)目不足的情況下可以申購;庫房在庫存定額不足的情況下要根據(jù)物資定額提出申購。申購前部門和庫房必須認(rèn)真檢查部門及庫房該項(xiàng)目庫存量及消耗量。

  2. 庫房儲(chǔ)備以外的項(xiàng)目由各使用部門提出申購。申購之前必須查詢庫房是否有該項(xiàng)目的儲(chǔ)備或替代品。

  二、賓館酒店采購項(xiàng)目的審批、擇商、確認(rèn)、報(bào)價(jià)與購買

  1.經(jīng)確認(rèn)實(shí)屬必要購買項(xiàng)目,必須由庫房或使用部門填寫申購單,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、庫管員、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字,經(jīng)總經(jīng)理審批后交采購統(tǒng)一辦理。 2.酒店所需商品由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)安排采購; http://www.cppsukaoyan.cn/

  3.采購員應(yīng)按照申購項(xiàng)目進(jìn)行采購,如有疑問可直接與申購部門進(jìn)行溝通。在確認(rèn)無誤后,應(yīng)按照要求盡快安排采購。如該項(xiàng)物資由長期供應(yīng)商供應(yīng),可直接聯(lián)系供應(yīng)商供應(yīng)。如果沒有長期供應(yīng)商應(yīng)尋找至少三家供應(yīng)商進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談,經(jīng)過對(duì)比、篩選,并報(bào)有關(guān)人員同意后進(jìn)行采購。對(duì)于零星項(xiàng)目的采購可安排采購員在市場(chǎng)上直接采購,但要做好采購監(jiān)督工作。

  4.供應(yīng)商的優(yōu)惠、折扣、贈(zèng)送、回扣、獎(jiǎng)金、獎(jiǎng)品等歸酒店所有,任何部門或人員不得占為私有。

  5.對(duì)有特殊要求的或需要加工定做的采購項(xiàng)目,申購部門需要作詳細(xì)的說明或提供樣 品,供應(yīng)商報(bào)價(jià)時(shí)必須提供樣品或有關(guān)資料,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員同意后方可辦理采購。

  6.財(cái)務(wù)部對(duì)內(nèi)要主動(dòng)與部門保持密切聯(lián)系,樹立服務(wù)意識(shí), 熟知酒店物品的標(biāo)準(zhǔn)和使用情況;對(duì)外經(jīng)常做好市場(chǎng)調(diào)查研究,掌握市場(chǎng)信息;積極主動(dòng)向使用部門推薦適路產(chǎn)品及質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的替代品;積極主動(dòng)向酒店提供市場(chǎng)情況及購買策略。

  7.所有采購項(xiàng)目擇商、報(bào)價(jià)必須由財(cái)務(wù)部在充分準(zhǔn)備、掌握市場(chǎng)行情的條件下?lián)駜?yōu)確定;使用部門有權(quán)了解所需物品的價(jià)格和提出質(zhì)疑。財(cái)務(wù)部在擇商報(bào)價(jià)中必須認(rèn)真研究對(duì)待;使用部門必須在工作中要主動(dòng)與財(cái)務(wù)部溝通配合,對(duì)所掌握的供應(yīng)商情況及購物意向要主動(dòng)通報(bào)財(cái)務(wù)部,由其選定質(zhì)優(yōu)價(jià)廉服務(wù)好的供應(yīng)商。

  8.確屬疑難采購項(xiàng)目,財(cái)務(wù)部應(yīng)及時(shí)與使用部門進(jìn)行溝通,研究對(duì)策,必要時(shí)可由使用部門派人一同采購。無力解決的必須及時(shí)上報(bào),不得拖延誤事。

  9.所有采購項(xiàng)目依據(jù)有效申購單由財(cái)務(wù)部安排采購員統(tǒng)一購買,其他部門一般不得自行購買。

  10.在購買過程中要認(rèn)真檢查所購物品的品質(zhì)、商標(biāo)、期限、等內(nèi)容,堅(jiān)決杜絕假冒偽劣等不合格產(chǎn)品流入酒店。

  三、賓館酒店采購項(xiàng)目的驗(yàn)收

  1.無論是供應(yīng)商還是采購購回的物品必須首先于庫房聯(lián)系,由庫房根據(jù)申購表驗(yàn)收貨物。不允許直接將貨物交與使用部門。

  2.對(duì)于不符合采購申請(qǐng)表的采購,庫房人員有權(quán)拒收。供應(yīng)商或采購人員辦理入庫驗(yàn)收手續(xù)后,庫管員應(yīng)開立入庫單,并將入庫單客戶聯(lián)交采購員或供應(yīng)商辦理結(jié)算。

  3.庫房在驗(yàn)貨過程中對(duì)項(xiàng)目質(zhì)量、規(guī)格等難以確認(rèn)的情況下應(yīng)主動(dòng)請(qǐng)使用部門一起驗(yàn)收。

  4.在驗(yàn)收過程中庫房或使用部門有權(quán)對(duì)不符合要求的物品提出退貨要求,經(jīng)確認(rèn)實(shí)屬不符的由采購人員或供應(yīng)商辦理退貨。

  5.購買、收貨和使用三個(gè)環(huán)節(jié)上的相關(guān)人員要相互監(jiān)督、相互合作,共同做好工作。對(duì)于有爭議的問題應(yīng)各自向上級(jí)報(bào)告協(xié)調(diào)解決。

  四、賓館酒店采購項(xiàng)目的結(jié)算

  1.采購人員零星的采購可以直接支付現(xiàn)金。但不得超過1000元,超過1000元的必須辦理轉(zhuǎn)賬結(jié)算;必須辦理現(xiàn)金結(jié)算的須經(jīng)總經(jīng)理同意。

  2.供應(yīng)商結(jié)算的2000元以下可以辦理現(xiàn)金結(jié)算,超過2000元的必須辦理轉(zhuǎn)賬結(jié)算。

  3.辦理結(jié)算時(shí),必須按照?qǐng)?bào)賬程序填好報(bào)銷單,經(jīng)財(cái)務(wù)部審核、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字、總經(jīng)理審批后方可交出納辦理結(jié)算。